其實OA是一個動態的概念，隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的突飛猛進，關于OA的描述也在不斷充實，至今還沒有人對OA下過最權威、最科學、最全面、最準確的定義。當今世界是信息爆炸的知識經濟統治的時代，在這種情況下結合技術的各種進步所產生的OA已與十幾年前的OA發生了很大的變化。如今的OA變革的不僅僅是技術，更多的是將最新的管理思想、管理理念植入其中使企業在面對外部環境的易變性與復雜性時，突破以往傳統的嚴格的部門分工，打破使企業在高速發展過程中呈現出的多項目、跨區域、集團化的發展趨勢受時間、地域、部門之間的限制所帶來的信息孤島，從而提升企業的整體競爭力和前進速度。

　　

    隨著3G移動網絡的部署，OA已經進入了移動時代。新的移動OA系統已經開啟了OA的移動時代。移動辦公自動化，是利用無線網絡實現辦公自動化的技術。它將原有OA系統上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機，讓您可以隨時隨地進行掌上辦公，對于突發性事件和緊急性事件有極其高效和出色的支持，是管理者、市場人員等貼心的掌上辦公產品。數碼星辰的移動OA系統就是一個集3G移動技術、智能移動終端、VPN、 身份認證、地理信息系統（GIS）、Webservice、商業智能以及突發事件應急響應等技術于一體的移動辦公自動化產品[1]。

　　

    如果將企業比作人的生命體，那么：OA系統就是人體中的神經網絡系統，傳遞領導理念、指令，協調全身肌肉、四肢和諧運行，愉快工作，使企業充滿生命力和戰斗力，為企業提供一種管理新境界。

　　

    總體上講，它是指一切可滿足于企事業單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備和應用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業單位其它各類管理系統（如電子政務系統、電子商務系統、CRM系統、ERP系統、財務系統）密切相關、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統生命力及作用是薄弱的。——這也是目前最全面、最被認可的OA的概念。而目前國內此技術較為成熟的只有天絡在線等幾家大型企業。

　　

    泛東軟件-代表性的OA系統總體架構　OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。ＯＡ從最初的以大規模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發展到今天的以運用網絡和計算機為標志的現階段，對企業辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。 

　　

    OA軟件解決企業的日常管理規范化、增加企業的可控性、提高企業運轉的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說，ＯＡ軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇，更集中關注于企業日常辦公的效率和可控性，是企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

協同OA

　　

    OA不僅僅是企業辦公的一種工具，更應該是一種有思想、有模式的懂管理的軟件，目前市場上主流的協同OA就為現代企業發展注入了強勁的動力，協同OA是在研究現代組織實踐案例和管理理論發展方向的基礎上，結合神經網絡的研究成果而設計的協同管理系統。它以動態組織為行為主體，以工作流為傳導模型，以任務為處理模型，將組織行為的復雜性通過三者的結合充分表現出來，從而幫助實際組織解決管理過程中的復雜課題。泛東OA-協同管理模型

　　

    組織價值在于“使用有限資源創造最大化價值”，現代組織的典型代表是企業，企業創造價值是通過三個層次進行體現的，即戰略、戰術與執行。戰略，是領導意志的體現；戰術，是管理方式的體現；執行，是操作能力的體現。任何戰略和戰術意圖最終都是通過執行來實現的，但在戰略決定戰術、戰術決定執行的同時，執行也反過來影響戰術、進而影響戰略。但遺憾的是，在企業的實際運行中，常常出現的情況是：因為執行環節上出現問題，而最終使戰略意圖變得面目全非。

　　

    協同OA將執行中的三個要點：執行者、目標與過程管控，通過動態組織、工作流和任務三者，將執行相關的各種信息和應用緊密集成在一起，并用權變組織、網狀溝通、關聯結構和控制反饋四個管理模型實現各個執行體之間的融會貫通和統一管理，從而為企業提供實現人力資源、資金資源、產品資源、客戶資源、知識資源的高度整合和統一的工具，幫助企業逐步走向虛擬管理、敏捷辦事和互動溝通的高級形態。

 

    OA發展的階段

  

    工具階段：－紙張信息數字化，純文字、表格處理、文檔處理、存儲、查詢，工具階段

　　

    MIS階段：－數字信息采集匯總，流程、表單管理，局域共享，C/S結構為主流

　　

    網絡協同工作時代－互聯網環境，對信息全方位、多角度共享及協同要求，基于智能、門戶、管理及業務一體化整合，B/S結構為主流。

　　

    移動化階段：隨著3G移動網絡的發展，OA進入了移動化階段。移動OA使得辦公人員可以在任何時間任何地方使用OA，同時也引入了基于地理位置的OA的功能，例如基于GPS的考勤、現場信息采集等等，把OA應用推向了新的額高度。

　　

    雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

　　

    辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

　　

    辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。

　　

    目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

　　

    起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

　　

    已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

　　

    已經建立了自己的Intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

　　

    已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務；Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

　　

    辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

　　

    辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業，由于企業Intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

　　

    那么，什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：

　　

    [1]信息化尚未入門的企業

　　

    由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。

　　

    [2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業

　　

    信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

　

    [3]缺少信息化資金準備的企業

　　

    信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　

    [4]已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業

　　

    辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

功能全面的OA主流特性：

　　

    1、手機OA，通過java方式，在手機上安裝一個軟件，操作起來如同電腦上操作一樣，現在有很多公司在做這一塊的服務，另如：深圳愛德曼思科技有限公司就是專門開這一領域的應用方案。 

　　

    2、任意多級部門/成員單位模式，集團應用方便管理。

　　

    3、工作流系統，按需定制，實現各項業務流程的管理，文件流轉及審批。

　　

    4、具有良好的系統擴展性，方便企業系統進一步更新。

　　

    5、友好的界面，使辦公更加人性化。 

　　

    6、Office文檔在線編輯，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注。 

　　

    7、集成Internet郵件管理組件，提供 web方式的遠程郵件服務。

　　

    8、集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案。

　　

    9、集成商業管理組件，輕松的管理客戶、供應商資料和產品銷售記錄。

　　

    10、集成公告、內部郵件、內部短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業內部信息交流的多種方式。

　　

    11、集成考勤管理、員工日程安排查詢、員工工作日志查詢、會議管理、車輛管理、工作計劃等模塊，提供企業管理者全新的管理工具。

　　

    12、數據備份和恢復－利用專門的工具，可非常方便的進行數據的備份和恢復，有效的保護企業的數據安全。

    OA技術的三個層次

 

    OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。

　　

    一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

第一個層次

　　

    OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。 辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。 

 

    此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。 事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

 

    第二個層次

　　

    信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。

 

    第三個層次

　　

    決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。 隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

　　

    （1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。 

　　

    （2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。 

　　

    （3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

　　

    （4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

　　

    這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。 例子 事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。 例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。 在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。 例如，北京市東城區政府報來文件要求某地區蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規劃蓋樓的文件法規，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區政府。 這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法規也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。 再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規信息數據庫系統、市政府財務管理系統是一個集成化的統一系統，計算機自動從有關系統中尋取機關資料，這種系統就是辦公自動化更高層次的集成化。 另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個集成的計算機網絡系統，可以通過網絡傳遞信息，可以遠程處理業務，那這就是一個更進一步的網絡化的辦公室自動化系統。 所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統。

 

    Office Automation 2009 網絡智能辦公系統

　　

    1、獨創 web服務器、數據庫和應用程序全部自動傻瓜安裝，建立企業信息中樞只需1分鐘

　　

    2、客戶機無需安裝專用軟件，使用瀏覽器即可實現全球辦公

　　

    3、無線OA新概念，結合手機短信、手機瀏覽器實現無線辦公應用

　　

    4、支持任意多級部門/成員單位模式，靈活定義角色權限，全面面向集團應用

　　

    5、內置工作流系統，通過傲視同群的可視化“智能表單設計”、靈活的圖形化自定義流程，實現各項業務流程的管理，文件流轉及審批

　　

    6、完善靈活的菜單自定義機制，方便掛接外部的B/S、C/S或單機版系統，具有良好的擴展性

　　

    7、獨特的界面主題，允許每個用戶選擇不同風格的界面及自定義桌面；主界面圖片和文字亦可靈活設置

　　

    8、內置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注，可設置文件閱讀或下載打印權限

　　

    9、集成IM Automation 即時通訊工具，實現類似企業QQ的即時消息、文件發送與共享、消息廣播等

　　

    10、集成Internet郵件管理組件，提供 web方式的遠程郵件服務

　　

    11、集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案

　　

    12、集成商業管理組件，輕松的管理客戶、供應商資料和產品銷售記錄

　　

    13、集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業內部信息交流的多種途徑

　　

    14、集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作計劃等模塊，提供企業管理者全新的管理工具

　　

    15、支持外部人員管理，OA可作為企業對外的窗口和與業務伙伴聯絡的紐帶

　　

    16、通過系統訪問控制、系統安全設置、系統資源管理，確保系統穩定安全運行

　　

    17、開放的系統平臺架構，完善的二次開發支持，無限擴展可能

　　

    Office Automation網絡智能辦公系統是適用于企事業單位的通用型網絡辦公軟件，融合了自由科技長期從事管理軟件開發的豐富經驗與先進技術，該系統采用領先的B/S(瀏覽器/服務器)操作方式，使得網絡辦公不受地域限制。

　　

    系統集成了包括內部電子郵件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通訊錄、考勤管理、工作計劃、網絡硬盤、工作流、討論區、投票、聊天室、文件柜、人事檔案、工資管理、人員考核、辦公用品、會議管理、車輛管理、圖書管理、手機短信、CRM、列車時刻查詢、電話區號查詢、郵政編碼查詢、法律法規查詢、萬年歷、世界時間等數十個極具價值的功能模塊。

　　

    Office Automation在功能上媲美售價數十萬元的網絡辦公系統，在安裝維護上更提供了采用獨有技術開發的傻瓜型安裝工具、配置工具和數據庫管理工具， 用戶可在1分鐘內自行安裝完畢，無需專業人員即可自行維護。

　　

    Office Automation采用基于WEB的企業計算，主HTTP服務器采用了世界上最先進的Apache服務器，性能穩定可靠。 數據存取集中控制，避免了數據泄漏的可能。提供數據備份工具，保護系統數據安全。多級的權限控制，完善的密碼驗證與登錄驗證機制更加強了系統安全性。