ERP的項目監理

　　監理最早是出現在建筑物的建筑過程中的，為保證質量和工作進度，發展商和承建商引進第三方監理，以保證合同雙方的權益。后來監理制逐步為其他的項目式的業務所接受和引入，目前信息系統的監理可以說是一條還沒有人涉足的路，目前在國內外還都沒有規范系統的政法規和解決措施。所以今天我們主要是探討一下企業信息化特別是在ERP建設中的監理需要闡述的幾個主要問題。

　　項目監理的角色應該由誰來擔綱

　　目前在ERP領域中雖然不是水深火熱，但是情形也不容樂觀，特別是一些比較知名的企業的失敗案例，讓合同的雙方都陷入尷尬的境地，甚至出現這樣的情況，一企業耗資千萬采用國外一系統，對外宣傳使用非常成功，殊不知實施的并不順利，功能也不是很符合企業的業務要求，企業的員工私下說“系統亂的很”，所以沒有監理，ERP就成了雞肋，他讓企業耗資巨大，嚴重的挫傷了企業進行信息化建設的良苦用心，打掉牙往自己肚里吞，還要說好，使企業信息化成為一個悲劇。

　　要避免這種悲劇，必須建立監理制度，這就要國家相關部門，如：國務院、國家經貿委和信息產業部等相關國家職能部門出面組織中國軟件協會、地方職能部門聯合專業的軟件企業、咨詢企業成立相關的獨立性質的第三方監理公司，來監督和服務于信息化建設的供求雙方。

　　由上述部門組成或協助建立的第三方監理機構對于ERP項目的進行是有利的，因為監理人利益獨立與雙方之外，可以根據合同來協調雙方在項目進程中出現的問題，可以客觀公正的提出相關意見和措施，保證項目的質量和進度。同時第三方監理擁有很強的咨詢能力，可以幫助雙方解決一些技術和管理難題，促進項目進展。作為可以保證對ERP項目實施成功與否做公正客觀評價，又可以使ERP市場企業用戶和軟件提供商甲、乙雙方的市場行為規范起來，客觀上促使ERP軟件提供商提供高質量的符合企業業務需求的軟件系統和實施服務，從而提高企業對實施ERP系統的信心，最終使中國的管理軟件行業步入正途，達到提高國民經濟信息化程度提高和企業信息化應用成功的第三方監理機構，應該是在企業信息化過程中擔綱監理角色的最主要的人選，當然，政府的職能機構和相關的行業協會應在其中起相關的指導和幫助。

　　但是我們必須清晰的認識到，企業信息化ERP是一個涉及多學科、多技術、和多領域的復雜信息系統，在其監理工程中，實際上就是一個信息交互的過程，目的是將問題發現和解決在早期階段，萌芽狀態。同時ERP監理過程是一個團隊工作TM(TeamWork)的過程，因為ERP涉及多學科技術的特性，必須通過團隊工作來使這些學科相互協調統一的工作。所以ERP項目監理過程中，一個團隊的工作是有效、成功監理的保證，監理不能是單打獨斗的。

　　監理的機構和角色都有了以后，我們就要確定我們應該確立什么樣的監理機制，來保證監理機構的日常作業的進程，保證監理項目保質保量的完成。

　　建立合理的項目監理機制

　　首先，我認為這種監理機制必須由企業、軟件商，咨詢商、相關行業協會、國家職能部門共同商訂。因為企業的行業業務不同、規模不同、管理的體制也不同，所以很難用共同的標準去衡量系統的應用成功與否。所以應該由不同的機構和組織來制定相應的機制，根據不同的特點制定出不同的適合于各種特性的企業的相應標準和監理機制。如工業和商業的ERP系統有很大的區別，那么就要建立工業和商業兩種不同的監理評價和管理機制。所以建立監理機制，也要求監理機構的經驗和對特殊行業的的業務的深入了解。

　　在ERP項目監理中，看ERP有無效果，主要是看ERP實施后，企業是否更強壯，核心競爭力是否明顯加強。當然評價的標準也有定量的，如最底庫存量、交貨提前期等。ERP實施人員經常會碰見這樣的尷尬，某日，實施方和使用方應該確認前一階段任務的完成情況，但雙方的某一方怕承擔責任而遲遲不簽字確認。因此項目開始拖拉，結果越陷越深，最后掉入“IT黑洞”。

　　ERP項目的整個過程，對ERP項目的所有階段性成果和目標都必須進行有效的監督執行與確認，直至項目完全成功結束，監理機構給出項目監理報告書，證明雙方任務與權益的完成，整個項目才算真正的結束。同時監理機制應該象ISO質量保證體系那樣，每年對監理單位進行重新認證，因為ERP是一個管理持續改進的過程，沒有一個企業的管理會因為ERP的實施而一次到位，所以復檢監理認證是保證企業信息化應用更上一層樓的有效措施。 當然作為第三方的建立機構也有他的利益所在，其監理機制也會因為他的價值和利益取向而有所改變，所以必須發揮政府職能部門和媒體輿論的優勢，保障監理機制發揮有效的真實作用。但如何具體的進行這些工作由于沒有一個可遵循的模式，所以目前只能靠我們自己去慢慢的探索。

　　當監理機構和組織都有了，監理機制也建立起來了，那么我們就談談到底如何實施企業信息化的項目監理。

　　怎樣進行信息化的項目監理

　　在信息化的項目監理中我們一般將監理過程分為三部分：項目前監理，項目過程監理，和項目后期監理。監理的主要內容包括：項目實施目標和計劃的監理、項目投入資源和項目成果的監理、項目實施效益的監理。

　　在項目的前期監理，主要是在項目啟動前對項目進行監督和控制，實施項目監理的主要內容包括：總體計劃、范圍和目標，考證項目計劃的可行性和范圍可容性和目標的科學性及可實現性;預期的投資效益和評估標準，驗證預期效益的科學性和評價標準的科學全面性和公正性;項目的困難和阻力，找出主要的阻力點和問題結，作到知己知彼百戰不殆;克服困難的決心和措施，為將來項目順利進行掃請障礙。這里主要是對項目前期的計劃工作進行審核，保證項目在一個可靠的計劃下進行。

　　項目過程監理，主要是在項目進行的過程中對項目進行監督和控制。其具體內容有：監理項目階段計劃，監督階段計劃的執行進度，并指導進行合理調整;監督項目的實際投入，保證投入的合理性，保證后續階段的可持續性;監督項目的實際結果，保證階段結果與階段進程計劃相同或相符;監督項目實施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項目的重大停頓或中止;監督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項目進程的順利進行。

　　項目的后期監理，主要是在項目實施結束后繼續對項目進行監督和控制。主要包括：監督項目的實際總投入，投入的出入出現在哪里，并作為經驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考;監督項目的實際成果，找出與計劃值的差別，以及出現問題的地方，并作為經驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考;項目的實際效益，與期望值的差別，以及出現問題的地方，并作為經驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考;改進之處與措施，做為經驗知識積累，用與組織的知識庫，方便下次相似項目的實施。此階段的監理主要是做些總結和評價的事情，并進行企業知識積累管理。

　　下面我們具體的對項目管理的三個階段在任務和方法上進行詳細的論述：

　　1、項目前期監理

　　在項目啟動之前，就需要對項目進行監督和控制。在這個階段，企業一般會對整個項目抱有較高的期望值，但是對項目的實施進程，項目所需的投入和實施過程可能會出現的問題和阻力沒有或不是非常的了解。因此，在這個階段，項目實施監理的任務首先是要幫助企業建立兩個概念：ERP系統能夠實現什么和怎么去實現一個ERP系統。項目實施監理在這一階段的任務是：

　　○ 確保項目的總體范圍和目標以及對項目期望值合理;

　　○ 確保項目雙方對項目的認識是一致的;

　　○ 確保雙方能保證項目實施所需要的投入;

　　○ 確保項目雙方對今后項目實施過程中可能遇到的困難和阻力有充分的評估并有應對措施。

　　這包括：

　　○ 項目實施的總目標和分階段目標;

　　○ 達到這些分階段目標的時間表;

　　○ 達到這些目標所需要的資源保證和達到每一個目標的責任者;

　　○ 評價達到這些目標的標準和方法;

　　○ 高層領導批準了這一計劃和目標。

　　2、項目過程監理

　　項目過程監理主要是指在項目的進行過程中，對項目進行監督和控制，其主要的作用和任務是控制項目實施過程中投入的各種資源和達到的目標，使之達到項目實施計劃的要求。

　　從許多的項目實施的經歷過程來看，鮮有一個項目是完全按照實施計劃來進行的，因為再好的計劃也不能完全的預見所有的問題并事先制訂出對策，所以對實施過程的監督和控制，主要著眼與以下幾個方面：

　　○ 要使實施各方都明白計劃是嚴肅的;

　　○ 即使計劃是嚴肅的，但也是可以調整的，但調整的計劃必須合理，并得到高層領導批準;

　　○ 化整為零，按每一個實施的小階段對投入的資源和達到的目標進行監督控制;

　　○ 發生問題是正常的，不控制問題是不正常的;

　　○ 控制問題的方式有追究責任、調整資源、改變方法、調整計劃、停止計劃。

　　在項目實施的過程中，監督和控制的依據是計劃和目標，監督和控制的主要目的是要使實施工作按計劃進行并達到預期的目標。當有問題發生時，其直接的表現就是實施結果偏離了原來的計劃和目標，在這種情況下，項目監理的工作，就是要及時發現這種偏離，并分析這種原因，如果是因為原來的計劃和目標制訂的不合理，或者發生了預料之外的情況而又無法克服，這樣就必須調整計劃和目標。如果不是原來的計劃和目標的問題，則一定是資源的問題，這里講的資源是廣意的，包括時間、人力、資金、技術和工具等。

　　3、項目后期監理

　　項目后期監理主要是指在項目完成后，再對項目整個實施過程進行回顧、分析和評判，考察項目實施結果，分析項目實施的得失。這個工作的主要作用是：

　　○ 分析整個系統實施工作和計劃目標的吻合程度;

　　○ 分析系統還存在那些需要改進和提高的地方;

　　○ 總結出一套適合本企業管理系統的實施方法。

　　在具體的項目中，可能對監理方的選擇合同的雙方可能會有一些更完善的考慮，可能會考慮由不同的組織和人員在系統實施的不同階段擔任系統實施的監理工作，但是無論由誰來，在什么時間進程里進行監理，對監理方的要求是不變的：

　　○ 項目實施監理方應該對企業業務，ERP和ERP的項目實施有較深的認識;

　　○ 項目實施監理方應該是有經驗的，比較公正和負責任的機構組織和人員;

　　○ 實施監理方對參與項目實施的各方面的力量都有比較清晰的認識，并且要求監理方組織機構的成員善于溝通與交流;

　　○ 項目監理方與企業的利益不能太對立也不能太無關;

　　○ 對項目監理方通過監理活動獲取的各種利益的限度和范圍進行界定，防止出現舞弊行為。

　　ERP項目實施成功與項目實施監理有很大的直接關系，項目監理的好壞，關系到企業ERP項目的實施成敗，所以應該引起中國目前準備實施ERP項目企業的重視。隨著ERP在國內逐步深入人心，其應用也逐步深入，ERP軟件供應商的背景、經驗、特點、長處實力也會越來越清晰。因此將來企業在決定實施ERP項目時，選擇支持服務商，要比選擇軟件提供商要更重要，而是否進行項目監理和選擇由誰監理，可能比選擇支持服務上更重要。

　　最后，要強調的是，過去在國內的項目監理中，走過場是最常見的，這樣后來也出了不少問題，甚至是人命關天的大問題，希望在ERP的項目監理中可以避免出現這種問題，否則企業信息化又將成為一句空話。

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